属人化していた管理部を標準化した話

管理部門では、

「担当者しか分からない」

という状態がよく発生します。

一見問題なく見えても、大きなリスクを抱えています。

属人化で起きる問題

よくあるのは、

・引き継ぎできない
・休暇取得が難しい
・業務品質が担当者依存
・改善が進まない

という状態です。

特に1人管理部では深刻な問題になります。

まず業務を棚卸ししました。

・何をやっているか
・誰がやっているか
・どのくらい時間がかかるか

を整理します。

その後、

・業務手順書作成
・フロー図作成
・担当範囲整理
・定期業務一覧化

を進めました。

標準化によって、

・引き継ぎ可能になる
・改善ポイントが見える
・担当者依存が減る
・業務品質が安定する

ようになります。

管理部門の課題は、人ではなく仕組みで解決できることが多くあります。

まずは業務を見える化することが改善の第一歩です。