管理部門の仕事は、
「やっていて当たり前」
と思われがちです。
しかし実際には、多くの業務が見えないまま担当者に集中しています。
今回は、管理部業務を可視化したことで得られた効果について紹介します。
管理部で起きていた課題
当初は、
- 誰が何を担当しているか分からない
- 引き継ぎ資料がない
- 業務量が把握できない
- 特定の人に依存している
という状態でした。
担当者が休むだけで業務が止まるリスクを抱えていました。
可視化のために行ったこと
まず全業務を書き出しました。
その上で、
- 業務名
- 頻度
- 所要時間
- 担当者
- 手順書有無
を一覧化しました。
さらに業務フロー図を作成し、全体像を見える状態にしました。
可視化した結果
業務を整理したことで、
- 属人化業務の発見
- 引き継ぎ可能な業務の特定
- 改善余地の把握
- 工数削減ポイントの発見
ができるようになりました。
また、
「思っていた以上に管理部へ業務が集中している」
ことも明確になりました。
可視化はDXの第一歩
DXツールを導入しても定着しない企業は少なくありません。
その原因の多くは、
業務が整理されていないままツールを入れている
ことです。
まず業務を可視化し、その後にシステム化を検討する方が成功率は高くなります。
まとめ
業務改善は、まず現状把握から始まります。
管理部業務を可視化することで、
- 属人化解消
- 引き継ぎ強化
- 工数削減
- DX推進
につながります。
管理部が1人しかいない企業ほど、まずは業務の見える化をおすすめします。
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