採用担当がいない会社が採用で行き詰まるとき、多くの場合は「媒体を増やす」「予算を上げる」という方向に動きます。しかし、仕組みがない状態で媒体を増やしても、費用だけが増えて採用精度は上がりません。
この記事では、採用担当がいない中小企業が最初にやるべき3つのことを解説します。
採用担当がいない会社が最初にやるべきことは3つ
- 採用フローの整理（誰が・何を・どの順番でやるかの明確化）
- 面接基準の明文化（何を見て・何で判断するかの設計）
- 採用KPIの可視化（現状の数字を把握する）
この3つが整ってから、はじめて「媒体選定」や「求人票改善」に手を打つ意味が出てきます。
ステップ1：採用フローを整理する
採用フローとは、「応募→書類選考→一次面接→二次面接→内定→入社」といった一連の流れのことです。
採用担当がいない会社では、このフローが暗黙知になっていることがほとんどです。「誰が書類を見るか」「面接の日程調整は誰がやるか」「不採用の連絡はどうするか」が決まっていない状態です。
まず、現在やっていることを全て書き出して、「誰が・何を・いつ・どのツールで」やっているかを1枚のシートに整理します。これだけで、ボトルネックが見えてきます。
よくあるボトルネックの例
- 書類選考が社長にしかできず、判断が遅れて応募者が離脱する
- 面接日程の調整がメール往復になり、日程決定まで3日かかる
- 不採用連絡が遅れ、口コミで評判が下がる
ステップ2：面接基準を明文化する
面接で何を見るかが決まっていないと、面接のたびに評価がブレます。同じ応募者に対して、面接官によって「いい人だと思う」「少し不安」と評価が分かれる状態です。
面接基準の明文化は、以下の3つを決めることから始まります。
- 採用基準（ペルソナ）：どんなスキル・経験・価値観の人を採るか
- 評価項目：面接で何を確認するか（5〜7項目が目安）
- 評価スケール：それぞれ5段階でどう判断するか
これが決まると、社長以外の担当者が一次面接を完結できるようになります。
ステップ3：採用KPIを可視化する
採用KPIとは、採用プロセスの各段階における数値の把握です。
- 媒体ごとの応募数
- 書類通過率
- 一次面接通過率
- 内定承諾率
- 採用単価
この数字がわかると、どこに問題があるかが見えます。「応募が少ない（媒体・求人票の問題）」なのか、「面接通過率が低い（基準・面接手法の問題）」なのか、「内定辞退が多い（オファーや候補者の見極めの問題）」なのかで、打ち手が変わります。
まとめ
採用担当がいない会社が採用を改善するために、最初にやるべきことは「媒体を増やす」ことではありません。
- 採用フローの整理
- 面接基準の明文化
- 採用KPIの可視化
この3つを整えることで、少ない予算と工数で採用精度を上げることができます。
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著者：菅原政宏（株式会社Enlien 代表）
ATSメーカー・医療機器商社人事・取締役管理部門立ち上げを経て独立。採用・バックオフィス・DXの現場経験をもとに中小企業の仕組み化を支援。